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高校数字档案馆建设存在的问题与对策

张干荣++李建平

【摘 要】本文在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上,总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题,进而提出相应的对策以期可以对于新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴.

【关键词】高校;数字档案馆;建设;问题;对策研究

伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用,信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一,而档案馆作为社会各种本源性信息源,其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分.我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势,已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一.面对这一发展趋势,本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上,总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题,进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴.

一 高校数字档案馆的概念

数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国,此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆.数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆,它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上,对分散的相关档案资源进行数字化处理,并且将其以网络化的方式进行连接,从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制,更好地实现档案资源的网络共享.高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责.

二 高校数字档案馆的特点

(一)共享性.高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体,从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务,可以打破时空对于档案资源利用的限制,从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享.

(二)再生性.新形势下,我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主,而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力,可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动.即使一个数字化档案因为发生意外而损坏,也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来,从而保证档案信息资源的永久性保存.

(三)现代性.高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量,如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后,就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理,从而实现档案管理工作的现代化,可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力.

三 当前我国高校数字档案馆建设存在的问题

(一)相关部门对数字档案馆建设不够重视.高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作,本身难以产生明显的经济效益,相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视.目前,虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作,但由于没有得到足够的重视和支持,使得相应的管理制度规章难以得到落实.另外,高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门,但相关部门的参与意识普遍都不高,在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持.

(二)高校复合型档案人才较为缺乏.伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高,对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高,不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识,而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术.然而,目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识,又掌握先进技术的复合型档案优秀人才,尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备,也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用,进而影响到高校数字档案馆建设进程.

(三)高校数字档案馆建设经费短缺.专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持,如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话,必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展.然而,在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作,相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求,使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一.

(四)高校数字档案信息不能共享.目前,许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用,纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统.然而各个系统之间却是孤立存在的,没有实现互联互通,再加上由于没有统一的数字化标准,使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现,直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展.

四 高校建立数字档案馆的可行性分析

(一)数字校园建设为其奠定了坚实的技术支持.目前,计算机在高校已经得到了广泛的应用,而且许多学校都重视并着力加强数字校园建设,将学校图书馆、教室、办公场所、实验室、研究所等联结成一个网络整体,从而构建起一个高效的数字化虚拟校园,教师、行政人员以及学生都可以利用自身的电脑设备进行信息查询、传输和共享.与此同时,目前我国绝大部分高校都利用中国教育和科研计算机网联到互联网上,从而建立起一个更为开放的档案信息资源网络流通体系.因此,高校建立数字档案馆一方面可以利用学校已经拥有的良好的软硬件基础设施,从而可以有效降低成本;另一方面还可以充分发挥校园网的优势开辟出高校档案利用的新途径,有利于提高档案管理水平.

(二)办公自动化为数字档案馆提供丰富资源.目前,伴随着学校数字校园以及各种办公自动化系统的投入使用,在这个过程中产生了大量的档案信息资源.越来越多的高校利用办公自动化对各种教学课件、教学视频、政务文件、学生信息、科研管理等電子档案信息进行采集并直接转化为数字档案文件,从而为高校数字档案馆建设提供大量的丰富的数字档案资源.

(三)高校实现跨越式发展的现实需要.近年来,伴随着我国高等教育体制改革的深入发展,许多高校纷纷开展异地办学以及合作办学,从而使得高校在地理分布上改变以往空间相对集中的传统集中办学模式,使得各种档案信息的产生、管理和保存也随之日益分散化和复杂化,传统的档案管理工作方式已经难以适应新形势的变化.而高校数字档案馆则可以打破时间以及空间的限制,满足学校不同群体的个性化信息需求,并且允许用户可以利用网络进行跨校区的24小时远程登录查询,从而可以更好地满足高校实现跨越式发展的现实需要.

五 新形势下高校数字档案馆建设的发展对策

(一)加强宣传力度树立正确思想认识.由于各种因素的影响,使得高校大都存在着重视教学科研轻档案服务的现象.然而,数字档案馆建设已经成为高校势在必行的重要工作,其作为建立在先进技术基础之上的新生事物,需要我们正确对待、配合并大力支持.因此,高校相关部门应该加大宣传力度,提高广大师生尤其是领导干部对于数字档案馆建设的认识,从而使其正确认识到数字档案馆建设对于高校实现跨越式发展的重要作用,从而更好地促进高校数字档案馆建设的顺利开展.

(二)应建立健全数字档案馆管理制度.“不以规矩,不成方圆”,应该说科学的规章制度是新形势下推进高校数字档案馆建设工作的重要前提条件之一.首先,高校必须重视并建立健全数字档案信息资源采集管理制度,明确学校各种数字档案的归档方式、时间以及途径,充分保障学校原始数字档案信息采集工作的顺利推进.其次,高校应建立健全数字档案安全储存制度,从而实现学校数字档案信息资源的安全备份和长期保存.最后,高校应建立健全数字档案利用制度,以资源共享的方式来提高数字档案资源的利用率,从而使全校师生可以更方便快捷地获得自身所需的各种数字档案信息资料.

(三)重视数字档案馆建设的人才问题.高校数字档案馆建设是一个系统工程,人才队伍建设是至关重要的因素之一.因此,学校应重视并利用自身吸引优秀人才的平台优势,多途径、多措施地引进和培养人才,积极提高学校档案工作人员的综合素质.首先,高校应正确认识数字档案馆建设需要什么样的优秀人才,引进具备档案专业知识和数字化知识的复合型优秀人才充实至学校档案管理队伍中来,从而为学校开展数字档案馆建设奠定坚实的人才基础.其次,应重视学校在职档案人员的日常业务技术培训,通过自学、集中培训以及脱产进修的方式提高档案管理人员信息技术水平.最后,应重视并不断加强与国内外同行的信息交流,学习借鉴其他高校的数字档案馆建设的经验,可以做到博采众长,从而为更好地推进自身数字档案馆建设提供借鉴.

(四)完善数字档案信息安全管理体制.伴随着学校数字档案建设的深入发展以及网络技术的迅猛发展,对于新时期数字档案信息安全提出了比以往更高的要求.首先,高校必须重视并提高相关档案管理工作人员的网络安全意识、信息保密意识以及安全防范技能.其次,高校应制订相应的数字档案安全保密制度,实行严格的操作流程,实行责任到人,从而可以做到有章可循.最后,应该制订出一套较为完善的应急预案,并努力提高学校相关部门的应急处置能力.

综上所述,高校数字档案馆建设是一项长期的系统工程,难以在短时间内完成,而且必然会伴随着科学技术的不断发展出现各种新问题,因此我们必须要以一种发展的眼光看待高校数字档案馆建设,并在实践探索中不断发展和完善相关理论,以期更好地推进高校数字档案馆跨越式发展.

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