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做好查档利用工作的体会

王红娟

【摘 要】随着我国现代化建设步伐的加快,人们对档案的认知程度也不断提高,并更加重视档案资料,查阅利用范围越来越广,人数也日益增多.因此,在开展档案管理工作过程中,必须尽快提升查档利用水平,满足人们的需求.本人就如何做好查档利用工作,谈几点粗浅的体会.

【关键词】 查档利用工作;档案管理;体会

宝鸡市建筑业劳保基金行业统筹管理处档案资料约4500卷册.现设专职查档人员两名.查档利用是本单位与社会利用者交往的直接窗口,它不但反映出单位的整体形象,更体现了档案工作者为民服务的形象.本人在这个窗口从事查档利用工作20多年,并深深认识到:要想做一名合格的档案工作人员,不仅要掌握更多的档案业务技能,还要注重提升自己的综合素养,通过这个窗口搭建起与人民群众密切联系的桥梁,树立以人为本的服务理念.

一 要掌握档案内容,熟悉档案的存放位置

单位设档案管理室(复印档案资料)和查阅室(进行档案目录检索)各一间;二楼库房还保管文书类档案及会计类档案.对查档接待人员而言,必须熟悉的档案资料,并将其准确提供给利用者.利用者前来查阅档案的过程中,查档接待人员要热情接待,根据其需求,将相应的档案资料及时提供给利用者.为做好這项工作,查档接待人员应了解档案资料的具体情况,掌握各种档案资料的存放点,熟悉档案结构和分布状况,要分门别类加以记忆,不能出现差错.查档接待人员熟悉各种档案存放位置以后,才能提高工作效率,提供时才能得心应手.

二 要及时更新电脑操作技术

处于当前的信息时代背景下,以往手工检索档案的方式已经非常落后,尤其是现代信息技术应用到档案管理中以后,逐步实现了档案检索的电子化.如此一来,查档接待人员除了要通过手工案卷级目录级检索以外,更要学会用计算机进行电子检索.宝鸡市建筑业劳保基金行业统筹管理处自2001年开始使用计算机建立目录数据库,其内容按分类大纲主要包括入库档案类别、题名、地址等内容.迄今为止,我单位已实现以电子目录查档替代传统的手工查阅方式,不断提高了档案的利用率和查准率.

首先要主动学习科学文化知识,及时掌握先进的档案管理知识,从而更好地胜任档案管理工作.从以前档案管理工作来看,只需要掌握基础的科学文化知识即可,但是随着时代的发展,档案管理人员也要及时转变观念,尽快更新自身的知识结构,进一步加强学习,不断提升自己的科学文化素质.档案人员要不断地更新知识,不断地创新,应具备丰厚的文化基础知识.在信息时代,一要加强计算机档案管理知识的学习(掌握数据的录入、存贮、刻录加工等工作环节的技能).二是重视学习最近的档案业务技能(包括档案的扫描、摄影、冲洗、加工、拷贝、还原、存贮、检索等技能).三是学习先进的档案保管与保护技术(包括档案有害物防治、档案修复、档案消毒知识与技术等),应主动进行学习,逐步提升自身综合业务能力.

三 对前来查阅档案的人要热情、真诚、耐心、细致,做到一视同仁

来本单位查档的人,通常是由于单位或个人急需解决某件事或问题,因此来本单位查找凭证.他们一般心中非常焦急,希望尽快找到档案,对此查档接待员应提起重视,耐心地给予帮助,将具体的情况问清楚,热情接待,真诚地为他们查找档案资料,解决工作或生活等方面的困难.

紧密结合档案部门职能,本着“以人为本、服务社会、促进和谐”的宗旨,充分发挥窗口作用,主动作为,做好服务.接待查档是一项枯燥、繁琐的工作,查档工作人员必须静下心来,不能怕麻烦,认真倾听,询问时也要保持耐心.工作时可以遇到如下情况,即来人无法将事情具体情况讲清楚,从而增加了查档工作的难度,对此查档工人员要能够提出一些有启发性的问题,结合来人讲述的情况,细致分析,合理进行推断,耐心查找.要认真查阅相关的案卷和文件,避免出现遗漏,帮助档案利用者解决难题.

为方便群众查档,还专门编制了《查档指南》,将窗口的工作职责、办事时限、办事程度、办事人员职责职务等进行公开.在查档工作中,必须公平对待每一个人,用自己细心的服务,赢得他们的认可.查档工作人员不能简单地走流程,特别是面对老人或者是缺乏明确线索的情况,不能因为档案难查而心生畏惧,而是要始终保持细心和耐心,理清工作思路,不断提升查档利用工作水平,给予周到的服务,让他们满意.做好以上工作,才能真正反映出工作人员的整体素质,提升档案服务工作水平,准确、快速地为档案利用者提供所需资料.

总之,查档利用工作非常繁琐,难度也比较大,尤其是随着档案内容的变化,对档案工作人员的素质与能力提出了更高的要求.因此,为满足当前查档利用工作的需求,作为档案工作人员要努力学习专业知识,不断提高服务能力,同时在实践中不断提高修养素质,只有这样,才能成为一名真正合格的档案工作人员.

【参考文献】

[1].建昌县档案馆积极做好查档利用工作[J].兰台世界,2015(25):4.

[2]张继霞.做好档案接待查阅工作的具体方法浅析[J].黑龙江档案,2013(02):119.

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