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信息时代高校办公室档案管理工作创新

何欢

【摘 要】在当前的信息化时代,高校办公室的档案管理工作也逐步实现了信息化,大大提高了工作效率.就高校办公室档案管理工作未来信息化的发展趋势来分析,仍有一些问题需要解决.对高校办公室档案管理工作中的制约因素进行分析,在此基础上提出几点创新的对策,以实现高校办公室档案的规范管理.

【关键词】高校;档案管理;问题;创新

在如今的信息时代下,高校办公室的档案管理工作得到了一定的改革与创新,管理的手段由原来较为落后的手工方式转为现代高效的自动化方式,逐步实现了档案的信息化管理.但目前我国高校办公室档案管理中存在的一些制约因素,对档案管理工作的进一步创新产生了阻碍作用.为了实现高校办公室档案的高效化管理,现结合笔者的经验,对信息化时代加强高校办公室档案管理工作做一探讨,以推进档案管理工作的创新.

一 档案管理中的制約因素分析

(一)信息化管理人员综合管理水平不高.在如今的信息化背景下,计算机得到了广泛的普及,大大提高了高校办公室档案管理工作的质量及效率.但是采用信息化的手段管理档案,对管理人员提出了更高的要求,不仅要求其具备档案方向的专业知识,还需要其熟练掌握必要的信息化技术,以科学地对档案进行信息化管理.如,档案的信息化需要管理人员可以对档案数据库进行管理,这就对其在计算机方面的知识有了更高的要求,需要具备一定的计算机专业技能,但是目前很多高校办公室的档案管理人员是的,不能胜任日益智能化的档案管理工作,不利于档案工作的进一步创新发展.

(二)风险意识不强.在信息化发展越来越快的背景下,办公室档案管理工作的环境也越来越开放,随着互联网技术的发展,办公室档案管理的风险也较以前有所增加,存在一定的安全隐患.一般来说办公室档案中包括一些部门内的重要信息,需要对外保密,但现在从事档案管理的人有些是人员,加上平时工作繁琐,工作量大,因此在安全上有所忽视.此外,由于技术水平等有限,管理人员即使是按照正常程序管理,但由于安全意识不强,可能也会出现泄露档案信息等问题.

(三)未建立完善的管理体制.目前很多高校的档案由行政部门管理,没有独立的组织专门负责管理,岗位职责不明确,且未建立起完善的问责制度;即使有些高校有专门的组织管理档案,但不少由于责任感不强,不重视档案管理的重要性,仅是流于形式,未真正发挥出档案管理工作的重要性.由于管理不完善,档案管理工作中存有疏漏,未按照规定严格做好档案的保密工作,增加档案流失的风险,不利于提高档案管理的效率.

二 创新高校档案管理工作的对策

(一)建立完善的档案信息资源管理系统.信息化时期,要实现高校档案管理工作的创新,首先要做的工作即为建立起完善的档案信息资源管理系统.此系统中,档案资料可转化成数字系统后储存起来,以达到部门内人员共享资源信息的目的,提高检索的效率.档案管理中,工作人员要重视对档案管理工作的创新,在创新的过程中实现内部体系的逐步完善.此外,在对档案信息资源管理系统的管理中,要充分结合校园信息平台的管理,以进一步推进管理工作的创新进程.

(二)档案材料实现信息化处理.高校办公室的档案材料载体多样,一般都是来源于高校的日常工作及日常活动中,常见的有会议记录、人事档案材料、财产登记、会议及活动的照片,此外还有一些具保存价值的稿件等.可采取必要的技术手段将传统介质的文档转化成数字化的形式,与已归档保存的其他电子文档一起组成完整的档案数据库,确保所有档案均实现数字化管理.

(三)建立健全管理机制.在信息化时代,要对高校办公室的档案管理工作进行创新,必须要对其管理过程进行改革,其推进可采取全面管理的模式.一是建立健全管理机制.其目的即为打好高校档案管理工作的基础,先制定好标准,结合标准进行管理,使管理工作真正得到有效落实.同时,受到管理机制的影响,档案的管理工作逐渐系统化、规范化,在此过程中需要做好监督工作,包括收集资料、归档,到保管等,都严格按照规范管理.二是培养高质量的档案管理人才.目前,很多高校办公室的档案由人员或者非专业的人员管理,效率不高.因此,在信息化日益发展的今天,高校档案管理的改革与创新需要多培养具有较强业务水平的专门人才,增强其责任感,提高其管理档案的综合水平,可通过加强培训等方式培养其管理的综合能力,包括提高其安全意识、增强其信息风险意识、重视档案的保密工作等,以对档案管理人员的内部结构不断进行优化,在提高工作人员业务能力的同时进一步推进档案管理工作的创新.

【参考文献】

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