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新时期事业单位档案管理工作的优化策略

付艳杰

【摘 要】事业单位是经济快速发展与社会和谐发展的支撑体系,其档案则是提供公共服务的主要载体,优化事业单位档案管理工作对平稳而迅速地发展社会事业有利,有助于满足人民不断增长的物质文化需要.本文将新时期优化事业单位档案管理的重要性作为切入点,探讨提出若干具体的优化策略,旨在促进档案管理工作水平的提升.

【关键词】新时期;事业单位;档案管理;优化策略

档案管理是组成事业单位日常管理的重要部分,是一项拥有政治性、管理性以及服务性的工作.随着中国进入深化社会主义市场化改革的新时期,事业单位传统的档案管理工作方法难以继续适应时代要求,需要不断更新和优化.

一 新时期优化事业单位档案管理的重要性

事业单位在新时期的档案管理工作实际上就是人力资源管理,所以档案管理工作和单位的每一名职工都息息相关.但事业单位档案管理水平能在一定程度上反映职工的专业技能与素质水平.就拿人事档案来说,事业单位职工的升调往往把个人档案作为主要依据,所以人事档案是十分重要的资料.尤其是在当今的信息时代,档案资料对个人有更重要的意义,单位领导可通过查看某名职工的档案决定其具体的任用.职工档案资料记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况,且在事业单位合理配置人力资源方面有举足轻重的作用.另外,事业单位档案管理能使很多管理工作获得重要的决策依据,因为档案不仅是决策参考材料,还是对单位及个人成长的见证,做好事业单位的档案管理工作对事业单位的工作状态及成果、建设及发展有重要影响.总之,事业单位在新的历史时期优化档案管理工作是至关重要的.

二 新时期事业单位档案管理工作的优化策略

(一)处理好电子化与纸质档案管理的关系.纸质档案管理在事业单位当下的档案管理工作中依旧占据主要地位,但新时期的档案数字化管理已经成为事业单位改革档案管理工作的必然选择,且数字化手段在提高事业单位档案管理工作效率及工作水平等方面有重要意义.在当下尚未完全普及电子化档案管理的情况下,各个事业单位应在档案管理环节采取电子化档案与纸质档案管理并存的方式,特别是在借助计算机落实档案管理工作时必须要有主动的态度,有效促进事业单位推动档案数字化管理进程.在实践中,事业单位档案人员可通过传统工作方式收集档案材料,并把其录入计算机,实现对档案材料的快速分类,生成对应的电子资料,从而发挥信息技术提高事业单位档案管理工作效率的作用.

(二)按照单位实际情况拓展档案服务内容.事业单位的档案管理模式随着新时期信息技术的不断更新而不断发生变化,为信息化档案管理的實现开辟了更加广阔的空间.事业单位可发挥互联网方便、快速的优势,随时搜索、获取社会最新资讯,并基于此建立高效的、科学的档案信息管理机制,使事业单位在运营、建设、决策及发展等方面获得全方位服务.事业单位也可结合信息化营销手段,结合单位实际与工作特色,协助相关部门及人员设计、组建独立的门户网站,在介绍栏列入档案管理工作的特点与成果,大力宣传事业单位档案管理,扩大工作影响力,增强公众对事业单位档案管理工作的重视度.

(三)保证电子档案数据以及信息的安全性.较传统的纸质档案管理而言,电子设备尽管有便捷的优势,但一旦它发生故障,就会使档案数据、档案信息遭受毁灭性损害,所以信息安全对于新时期的事业单位档案管理工作尤为关键.一方面,事业单位应着力增强档案人员的安全意识,加强电脑技术培训,促使他们学习怎样综合分析并处理档案数据、怎样维护档案信息、遇到电子设备故障时应怎样应对等知识,保证档案数据、档案信息的安全性.另一方面,事业单位要重视电子档案储存设备的更新换代,经常及时把老旧设备更换掉,使用最新的软件系统,确保电子设备运营能满足日常的档案管理工作需要.所以事业单位要增强管理意识,增加对档案管理中各个工作环节的投入,致力于改善既有档案信息、档案数据储存环境的的局限性,提高数据信息处理水平,从而保证档案数据、档案信息及时而有效地被利用,发挥其应有的作用.

(四)推动事业单位档案管理工作深化发展.目前,各类型事业单位均需依托规范的、定期的组织学习及思想宣传方式增强单位内部对优化档案管理工作重要性的认识.站在这一角度,事业单位要想在经营管理环节全面落实档案管理工作,凸显其重要地位,就需构建优秀领导团队,发挥出队伍的引导作用和榜样职能,以便通过定期、不定期的方式严格监督、检查事业单位开展档案管理工作的实际情况.且各类型事业单位还要以此为基础构建档案管理工作的达标考核机制,凭借事业单位落实档案管理工作的程度衡量工作水平,采取薪资或级别升降的方式动态化管理整个档案管理工作的达标考核.事业单位还要以自身发展劲头为依托,建立完善的档案管理工作质量评价标准,据此落实事业单位在档案管理工作中遇到的问题及应对措施,规范档案管理,促使档案管理工作实现深化发展.

三 结语

随着新时期经济与社会事业的持续快速发展,事业单位档案管理面临更高的要求,需以科学理论作为指导,采取行之有效的策略解决当下存在于档案管理工作中的问题,凭借先进的设备和技术优化档案管理工作,促使档案管理适应经济社会发展需要,满足人们对事业单位档案的保管及使用需求,助力事业单位实现可持续发展.

【参考文献】

[1]孙长美.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].中国市场,2015(04):88-89.

[2]王祥薇.提高事业单位档案管理的具体途径及方法探析[J].经营管理者,2015(12):291.

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